Jeg har siddet over for alt for mange kunder, der skriver forretningsemails, som alle lyder ens. Hver sætning starter med “Vi vil gerne”, og hver afslutning er “Med venlig hilsen”. Det er ikke dårligt – det er bare kedeligt. Og i en verden, hvor modtageren læser halvtreds emails om dagen, bliver den kedelige email hurtigt glemt. Problemet er ofte manglen på ordforråd. Når du sidder fast i de samme vendinger, mister teksten kraft. Jeg har arbejdet med en salgschef, der skrev “vi tilbyder” elleve gange i en enkelt mail. Hun brugte www.wordupmate.com til at finde alternativer – og resultatet var en email, der faktisk blev læst færdig. Det er ikke magi, det er bare at have de rigtige ord ved hånden.
Hvorfor gentagelser dræber din troværdighed
Gentagelser får sproget til at virke ufokuseret. Læseren tænker: “Har afsenderen overhovedet tænkt over, hvad han skriver?” Jeg har set kunder, der tabte salg, fordi deres tilbudsemail lød som en kopi af den foregående. Ord som “løsning”, “samarbejde” og “værdi” bliver slidt op, hvis de står på hver linje. Når du gentager dig selv, signalerer du, at du ikke har noget nyt at sige. Det er skadeligt i en tid, hvor modtageren konstant vurderer, om din besked er tiden værd. En enkelt variation i ordvalget kan gøre en hel email mere levende.
Typiske ord, du bør variere i dine emails
Jeg har samlet en liste over de ord, jeg oftest ser blive overbrugt i professionel korrespondance. Det er ikke forbudte ord, men de skal ikke stå alene. Prøv at skifte dem ud med synonymer, når du skriver.
- “tilbyder” – kan erstattes med “leverer”, “giver mulighed for” eller “stiller til rådighed”
- “løsning” – prøv “værktøj”, “metode”, “system” eller “fremgangsmåde”
- “samarbejde” – brug “partnerskab”, “indsats” eller “fælles arbejde”
- “værdi” – skift til “fordel”, “udbytte” eller “gevinst”
- “kontakt” – sig “ring”, “skriv”, “ræk ud” eller “henvend dig”
Det handler ikke om at bruge svære ord. Det handler om at give læseren en afveksling, så teksten ikke bliver forudsigelig. Jeg anbefaler altid, at man læser sin email højt for sig selv. Hvis du opdager, at du siger det samme ord hver tredje sætning, så er det tid til at finde en anden variant.
Hvordan du finder de rigtige synonymer uden at gå i stå
Mange mennesker stopper op, når de skal finde et alternativt ord. De sidder og kigger ud i luften eller googler “synonym til tilbud” og ender med en lang liste, der alligevel ikke passer. Det er spild af tid. Jeg har set en indkøbschef, der brugte et kvarters tid på at finde tre synonymer til en enkelt sætning. Det skal være hurtigere. Når du sidder fast, kan du bruge en ordbog online, der er målrettet netop det. En god kilde er en side, der giver dig flere muligheder på én gang, så du ikke skal klikke dig gennem ti forskellige faner. Det er derfor, værktøjer som wordupmate.com giver mening – du får et overblik over ord, der passer til konteksten, uden at du skal være sprogforsker. Brug det som et opslagsværk, ikke som en krykke.
En konkret metode til at skrive varierede emails
Jeg anbefaler mine kunder en simpel fremgangsmåde. Skriv først din email helt igennem uden at tænke på ordvalg. Så går du tilbage og markerer alle steder, hvor du har brugt det samme ord mere end to gange. For hvert af disse ord vælger du et alternativ. Det kan være en synonymordbog, et opslag i en ordbog eller en hurtig tanke om, hvad du ellers ville sige i en samtale. Skriv sætningen om. Læs den højt. Lyder den naturlig? Så er den god. Jeg har set en kunde, der på den måde reducerede antallet af gentagelser i en enkelt email fra tolv til tre. Det tog hende fem minutter ekstra. Resultatet var en email, der føltes personlig og velovervejet. Modtageren svarede positivt inden for en time. Det er ikke svært – det kræver bare, at du gør det til en vane.
Husk, at sproget i en email er dit ansigt udadtil. Når du skriver varieret, viser du, at du har noget på hjerte. Du gider ikke bare sende en standardbesked. Det gør en forskel, især når du konkurrerer om opmærksomhed. Så næste gang du sidder med en tom email, så tænk over, om du kan sige det samme med andre ord. Det betaler sig.