Mit einer Liste statt aus dem Gedächtnis
Eine neue Bankverbindung betrifft nicht nur die eigene Bank. Geld kann weiterhin auf das alte Konto überwiesen, von dort abgebucht oder bei einer Behörde mit veralteten Daten hinterlegt werden. Sinnvoll ist deshalb eine Übersicht mit drei Spalten: Stelle, Art der Zahlung und Datum der Mitteilung. Notieren Sie außerdem, ob eine Bestätigung eingegangen ist. So wird aus dem Kontowechsel eine kontrollierbare Aufgabe und keine Suche nach einzelnen Zahlungspartnern.
Einnahmen zuerst erfassen
Beginnen Sie mit allen Stellen, von denen Geld auf Ihr Konto kommt: Arbeitgeber, Renten- oder Versorgungsträger, Leistungsträger, Versicherungen mit Erstattungen, Vermieter bei Rückzahlungen und regelmäßige Auftraggeber. Auch Verkaufsplattformen, Vermittlungsdienste und Vereine können eine alte Bankverbindung gespeichert haben. Fehlt die Mitteilung, liefert IBAN-Rechner dieselbe Angabe auf einem anderen Weg als der Blick in die Bankunterlagen. Übermitteln Sie die Änderung nur über den vorgesehenen Zugang oder ein verlässliches Formular und prüfen Sie anschließend, ob die Stelle die neue Verbindung tatsächlich übernommen hat.
Ausgaben und wiederkehrende Abbuchungen
Bei Ausgaben geht es nicht nur um die monatlich auffälligen Beträge. Durchsehen Sie Kontoauszüge und Umsatzlisten nach wiederkehrenden Zahlungen, auch wenn sie nur jährlich oder unregelmäßig auftreten. Die folgende Liste ist ein guter Prüfrahmen:
- Vermieter, Hausverwaltung und Energieversorger
- Versicherungen, Krankenkasse und Versorgungsverträge
- Telefon-, Internet- und Medienanbieter
- Mitgliedschaften, Vereine und Bildungseinrichtungen
- Kreditgeber, Leasinganbieter und Zahlungsdienstleister
- Spendenempfänger und sonstige Organisationen mit Einzugserlaubnis
Lastschriften nicht stillschweigend voraussetzen
Eine Einzugserlaubnis bezieht sich auf ein bestimmtes Zahlungskonto und auf den jeweiligen Zahlungsempfänger. Ob ein Anbieter die neue Bankverbindung intern übernimmt, ein neues Mandat verlangt oder eine Änderung im Kundenkonto zulässt, ist unterschiedlich. Deshalb sollte die Mitteilung des neuen Kontos von der Prüfung begleitet werden, ob der nächste Einzug angekündigt oder bestätigt ist. Ein übersehener Einzug kann zu Rückfragen, Rücklastschriften oder offenen Rechnungen führen; die Änderung der Bankverbindung beendet den zugrunde liegenden Vertrag nicht.
Behörden und öffentliche Stellen
Informieren Sie die Finanzbehörde, wenn Erstattungen oder andere Zahlungen dorthin beziehungsweise von dort über die Kontoverbindung laufen. Je nach Lebenssituation kommen außerdem Familienkasse, Rentenstelle, Arbeitsagentur, Sozialleistungsträger, Versorgungsamt oder kommunale Stellen hinzu. Bei Gebühren und Beiträgen sollten auch Stadt, Gemeinde, Rundfunkbeitragsstelle oder öffentliche Einrichtungen geprüft werden. Welche Änderungsform zulässig ist und ob eine Frist gilt, ergibt sich aus dem jeweiligen Schreiben oder Verfahren; bei Unsicherheit ist die zuständige Stelle der richtige Ansprechpartner.
Besonderheiten bei kleinen Betrieben
Für kleine Betriebe reicht es nicht, nur die eigene Buchhaltung zu ändern. Betroffen sind Kunden mit offenen Rechnungen, Auftraggeber für Gutschriften, Lieferanten, Versicherer, Kreditgeber und Zahlungsdienste. Aktualisieren Sie außerdem Rechnungsvorlagen, Auszahlungsdaten in Verkaufs- oder Buchhaltungsprogrammen sowie interne Listen für Überweisungen und Lastschriften. Bei mehreren Personen im Betrieb muss klar sein, ab welchem Zeitpunkt nur noch die neue Verbindung verwendet wird. Änderungen an Geschäftspapieren sollten dabei von der reinen Zahlungsinformation getrennt geprüft werden.
Nach der Mitteilung nachkontrollieren
Bewahren Sie die gesendeten Änderungsnachweise und Antworten geordnet auf. Kontrollieren Sie die ersten Kontoauszüge beider Konten auf erwartete Eingänge, Abbuchungen und Rückläufer. Lassen Sie das alte Konto nicht vorschnell schließen, solange noch unklare Zahlungen auftauchen; für Schließung, Übergangsregelungen und mögliche Entgelte gelten die Bedingungen der eigenen Bank. Wird eine Zahlung falsch verarbeitet, ein Auftrag trotz bestätigter Änderung nicht angepasst oder besteht ein Verdacht auf missbräuchliche Nutzung, sollte zuerst die Bank beziehungsweise der Zahlungsdienstleister kontaktiert werden. Bei einem Streit über Vertrag oder Forderung kommen Verbraucherzentrale oder Rechtsberatung hinzu.